Selbstverwaltungsplattform
WEG Selbstverwaltung einfach gemacht
Auf dieser Plattform finden Sie die Ressourcen, die Sie durch den Prozess der Einrichtung einer Selbstverwaltung leiten und die Sie zur Implementierung der Selbstverwaltung benötigen.
Die Schritt für Schritt Anleitung finden Sie im Dokument „Leitfaden für die Implementierung der Selbstverwaltung“. Diese verweist an den relevanten Stellen auf die hier bereitgestellten Dokumente und Muster.
Die Sammlung wird laufend erweitert.
Leitfaden für die Implementierung der Selbstverwaltung
Der Leitfaden für die Implementierung der Selbstverwaltung dient als roter Faden und führt sie durch den gesamten Implementierungsprozess.
Er beschreibt die Umsetzung der Selbstverwaltung in WEG-Objekten, in denen die einzelnen Einheiten von den Eigentümern bewohnt werden.
Musterdokumente Implementierung
Ausgehend von den folgenden Mustern können Sie selbst die notwendigen Dokumente erstellen, die Sie für die Implementierung der Selbstverwaltung benötigen.
Nähere Informationen und der Befüllung der Musterdokumente finden Sie im Leitfaden für die Implementierung der Selbstverwaltung.
Excel-Vorlagen
Zur Erleichterung der Finanzplanung, der Erstellung von Vorschreibungen und der Erfassung von Einnahmen und Ausgaben dienen die folgenden Excel-Vorlagen.
Weitere Informationen zur Anwendung der Vorlagen finden Sie im Leitfaden zur Implementierung der Selbstverwaltung.
Die folgenden Vorlagen eignen sich für Eigentümergemeinschaften, die nicht der Regelbesteuerung in der Umsatzsteuer unterliegen. Sie berücksichtigen keine USt.*
* Eine WEG unterliegt (vereinfacht gesprochen) nicht der Umsatzsteuerpflicht (Regelbesteuerung in der Umsatzsteuer), wenn sie
- weder im aktuellen noch im vergangenen Jahr mehr als EUR 55.000 über Vorschreibungen eingenommen haben und
- sich nicht freiwillig der USt-Regelbesteuerung unterworfen haben (das kann im Zweifel durch einen Anruf beim Finanzamt geklärt werden.
Allgemeine Vorlagen
Hier finden Sie allgemeine Muster, die in der laufenden Selbstverwaltung verwenden können.
Kontoeröffnung
Für eine saubere Rechnungstrennung ist es erforderlich, eigene Konten für die Wohnungseigentümergemeinschaft zu eröffnen. Benötigt wird ein Betriebskostenkonto und ein Rücklagenkonto.
Nur bestimmte Banken bieten WEG-Konten für selbstverwaltende WEGs an.
Über unsere Partner bei der BAWAG können Sie ein WEG-Konto eröffnen.
Alle Informationen finden Sie in diesem Merkblatt::
Häufig gestellte Fragen
1. Allgemein
Eine Eigentümergemeinschaft (oder Wohnungseigentümergemeinschaft; kurz: WEG) ist die Gemeinschaft von Personen, die gemeinsames Wohnungseigentum besitzen. Typischerweise in einer Wohnanlage oder einem Mehrfamilienhaus.
Ist auf einer Liegenschaft Wohnungseigentum begründet, bilden zur Verwaltung der Liegenschaft alle Wohnungseigentümer gemeinsam die Eigentümergemeinschaft.
In einer Wohnanlage oder einem Mehrfamilienhaus gibt es sowohl individuelles Eigentum (die einzelnen Wohnungen) als auch gemeinsames Eigentum, sog. „allgemeine Teile“ (Stiegenhaus, Aufzug, Außenanlagen etc.). Durch den Zusammenschluss zu einer Eigentümergemeinschaft soll vor allem Folgendes ermöglicht werden:
- Eine organisierte Gemeinschaft ist hilfreich, damit Entscheidungen bezüglich der allgemeinen Teile gemeinsam getroffen werden können.
- Da regelmäßig Kosten für die Instandhaltung, Pflege und Verwaltung des gemeinsamen Eigentums anfallen, wird über eine Eigentümergemeinschaft sichergestellt, dass diese Kosten fair unter den Eigentümern aufgeteilt werden.
Zu beachten ist, dass über die Eigentümergemeinschaft
- auch Verträge abgeschlossen werden können (zB. mit Handwerkern, Gebäudeversicherern oder Reinigungsfirmen), aber
- auch diverse rechtliche Verpflichtungen bestehen (zB. die Sicherstellung der Erhaltung des Hauses oder Verkehrssicherungspflichten wie die Freihaltung von Wegen von Schnee und Eis).
Jeder Wohnungseigentümer ist zur Benützung des eigenen Objekts befugt und darf sein Gebrauchsrecht auch an Dritte übertragen.
Weiters ist der Wohnungseigentümer zu Änderungen an seinem WE-Objekt auf seine eingenen Kosten berechtigt, jedoch dürfen weder Schädigungen des Hauses noch Beeinträchtigungen schutzwürdiger Interessen der anderen Wohnungseigentümer entstehen.
Die Wohnungseigentümer haben für künftige Aufwendungen gesetzlich zwingend eine angemessene Rücklage zu bilden. Die Rücklage ist ein gemeinschaftlicher Erhaltungsfonds, in den alle Wohnungseigentümer einzahlen. Sie dient insbesondere zur Finanzierung von größeren Reparaturen am Gebäude.
Die gesetzliche Mindestrücklage beträgt derzeit EUR 1,06 pro m² Nutzfläche. Für die Ermittlung werden die Nutzflächen aller WE-Objekte mit dem Betrag EUR 1,06 multipliziert. Diese Summe ist auf die einzelnen Wohnungseigentümer nach dem geltenden Aufteilungsschlüssel (idR nach Anteilen) aufzuteilen.
Kleine WEGs unterliegen normalerweise nicht der Regelbesteuerung in der Umsatzsteuer, was die Buchhaltung wesentlich erleichtert.
Vereinfacht gesprochen unterliegen WEGs, die weder im aktuellen noch im vergangenen Jahr mehr als EUR 55.000 über Vorschreibungen eingenommen haben, nicht der USt-Regelbesteuerung – es sei denn, sie wenden sie freiwillig an.
WEGs, die den genannten Umsatz übersteigen, unterliegen der Umsatzsteuer. Sie müssen die Betriebskosten von Wohnungen mit Umsatzsteuer vorschreiben, sind dafür aber vorsteuerabzugsberechtigt.
Wenn Ihre WEG der Regelbesteuerung in der Umsatzsteuer unterliegt, empfehlen wir, einen Steuerberater beizuziehen.
Für Eigentümergemeinschaften werden üblicherweise
- ein Betriebskostenkonto und
- ein Rücklagenkonto
geführt. Die Wohnungseigentümer haben das Recht, Einsicht zu nehmen.
2. Fragen zur Selbstverwaltung
Die Wohnungseigentümergemeinschaft kann sich entweder
- selbst verwalten oder
- über eine Hausverwaltung in Fremdverwaltung stehen.
Dabei stellt die Selbstverwaltung für Eigentümer eine Möglichkeit dar, um die Kontrolle über ihre Immobilie zu behalten, die Qualität der Verwaltung zu steigern und gleichzeitig Kosten zu sparen.
Gibt es keine externe Hausverwaltung, bedarf es entweder für jede Handlung der Eigentümergemeinschaft eines Mehrheitsbeschlusses (was nicht praktikabel ist), oder es bedarf einer Aufteilung der Agenden mit entsprechender Bevollmächtigung durch die Mehrheit.
Die Selbstverwaltung einer WEG erfordert also eine klare Struktur und gut definierte Verantwortlichkeiten damit sichergestellt ist, dass einerseits alle gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden (zB steuerliche Themen), und nicht über jeden Austausch einer Glühbirne unter den Eigentümern diskutiert wird.
Damit eine Selbstverwaltung funktioniert, müssen die Agenden unter den Eigentümern aufgeteilt werden. Es kann dabei aber auch ein einzelner Eigentümer die wesentlichen Agenden übernehmen.
Die Selbstverwaltung einer WEG bietet mehrere Vorteile:
- Kostenersparnis: Durch den Verzicht auf externe Verwalter kann ein wesentlicher Teil der Verwaltungskosten eingespart werden. Häufig verrechnen externe Hausverwaltungen neben einem pauschalen monatlichen Entgelt auch eine Provision für Baumanagement. Dieses Honorar liegt oft zwischen 5 und 10% der Baukosten im Falle der Abwicklung von größeren Baumaßnahmen.
- Direkte Kontrolle: Die Eigentümer haben direkten Einfluss auf Entscheidungen und können schneller auf Probleme reagieren.
- Transparenz: Finanzielle und organisatorische Abläufe von externen Hausverwaltungen sind für die Eigentümer nicht immer nachvollziehbar und transparent, auch wenn ihnen eigentlich ein gesetzlicher Anspruch darauf zusteht. Im Rahmen der Selbstverwaltung kann maximale Transparenz für alle Eigentümer sichergestellt werden.
Damit eine WEG sich selbst verwalten kann, sind einige Schritte notwendig, insbesondere:
- Kündigung der externen Hausverwaltung, sofern es eine gibt.
- Mehrheitsbeschluss über die Eigenverwaltung
- Aufteilung der Agenden unter den Eigentümern
- Eröffnung des Betriebskosten- und Rücklagenkontos
- gegebenenfalls Übernahme der Verwaltung von der bisherigen Hausverwaltung
Es empfiehlt sich, eine Eigentümerversammlung abzuhalten, um diese wesentlichen Eckpunkte zu besprechen.
Die Schritte sind im Detail in unserem Dokument „Leitfaden über die Implementierung der Selbstverwaltung“ beschrieben.
Die Vereinbarung einer Aufwandsentschädigung ist grundsätzlich möglich, kann aber unter Umständen Probleme verursachen.
Ein Entgelt kann dazu führen, dass die Übernahme der Agenden eine gewerbliche Tätigkeit begründet, die einer Gewerbeanmeldung bedarf. Das ist im Einzelfall zu beurteilen, auch unter Berücksichtigung des Umfangs der übernommenen Maßnahmen. Im Zweifel sollte eine Rechtsauskunft eingeholt werden.
Wird kein Entgelt verlangt, stellt sich diese Frage nicht.
Ein externer Hausverwalter, der auf unbestimmte Zeit bestellt ist, kann unter Einhaltung einer Frist von drei Monaten zum Ende jeder Abrechnungsperiode gekündigt werden (dh. in der Regel Kündigung bis zum 30.9. mit Ende der Kündigungsfrist am 31.12.).
Ist der Verwalter auf bestimmte, mehr als dreijährige Zeit bestellt, dann kann er von der Eigentümergemeinschaft ebenso unter Einhaltung einer dreimonatigen Kündigungsfrist zum Ende der Abrechnungsperiode gekündigt werden. Aus wichtigen Gründen oder bei groben Pflichtverletzungen kann der Verwaltungsvertrag jederzeit aufgekündigt werden. Eine einvernehmliche Auflösung des Verwaltungsvertrages ist selbstverständlich möglich.
Ob ein Entgelt verlangt werden darf, hängt von der konkreten Vereinbarung ab. Auch nicht ausdrücklich ein Honorar vereinbart wurde, gibt es aber einen anerkannten Brauch, dass der alten Hausverwaltung ein angemessenes Honorar für die Übergabe zusteht. Es beträgt in der Regel drei Bruttomonatspauschalen. Betrug das monatliche Pauschalhonorar also z.B. 250 Euro brutto, kann die Hausverwaltung für die Übergabe in vielen Fällen 750 Euro in Rechnung stellen.
3. Ordentliche und außerordentliche Verwaltung
Bei einer Selbstverwaltung übernimmt die Eigentümergemeinschaft selbst die Verwaltung der Liegenschaft und hat die damit verbundenen Aufgaben wahrzunehmen.
Unter Verwaltungsmaßnahmen versteht man die Maßnahmen
- der ordentlichen Verwaltung und
- der außerordentlichen Verwaltung.
Im Rahmen der Selbstverwaltung müssen die wesentlichen Angelegenheiten der (ordentlichen) Verwaltung von den Eigentümern selbst organisiert werden. Dh. es erfolgt eine Zuweisung der Kompetenz zur Umsetzung diverser Maßnahmen (etwa Kontoführung, Versand Vorschreibungen, Beauftragung Handwerker, etc.) an einen einzelnen Miteigentümer oder mehrere bestimmte Miteigentümer. Damit die Verwaltung entsprechend durchgeführt werden kann ist insbesondere (i) ein Beschluss der Eigentümergemeinschaft sowie (ii) die Ausstellung einer Vollmacht, die Eigentümergemeinschaft zu vertreten, erforderlich (siehe dazu unten die wesentlichen Schritte zur Implementierung der Selbstverwaltung).
Ist die Selbstverwaltung entsprechend aufgesetzt, können daher von der/den bevollmächtigten Person/Personen Maßnahmen beauftragt (zB. Handwerker) und Verträge (zB. Hausreinigung) abgeschlossen werden, ohne dass für diese Angelegenheiten ein zusätzlicher einzelner Beschluss der Eigentümergemeinschaft gefasst werden müsste oder die Eigentümergemeinschaft den Vertrag – idR durch die Mehrheit der Miteigentümer – unterzeichnen müsste.
Üblicherweise beschränkt sich bei einer Selbstverwaltung die Übertragung von Kompetenzen auf den Bereich der ordentlichen Verwaltung. Sollte eine außerordentliche Maßnahme gesetzt werden (zB. bauliche Veränderungen oder Neuanschaffung von Anlagen), ist für diesen Fall weiterhin die gesamte Eigentümergemeinschaft zuständig, dh. ein separater Beschluss sowie die Vertretung in der Regel durch die Mehrheit der Eigentümer. In der Praxis bevorzugen Eigentümergemeinschaften häufig, dass diese Kompetenz in der Gesamtheit der Eigentümer bleibt, wodurch hier die Person(en), die die Selbstverwaltung übernommen hat/haben, zwar die Abläufe koordinieren, jedoch keine alleinige Entscheidungsbefugnis haben. Dies ist normalerweise im Interesse sowohl der Gesamtheit der Miteigentümer sowie des/der einzelnen Miteigentümer(s), der/die die Selbstverwaltung übernommen hat/haben.
Alle Wohnungseigentümer haben die Pflicht, zur Erhaltung der Liegenschaft beizutragen.
Die Erhaltungspflicht erstreckt sich dabei insbesondere auf das gemeinsame Eigentum (dh. die Fassade des Hauses, das Dach, das Stiegenhaus, Müllräume, Heizungsräume, tragende Wände, etc.). Hinsichtlich einer Liegenschaft entstehen somit auch verschiedene Kosten, die nicht nur die einzelnen Wohnungen, sondern vor allem die gemeinsamen Teile der Immobilie betreffen.
Die einzelnen Miteigentümer sind dabei verpflichtet, ihren Anteil an diesen Kosten zu tragen:
- Vom Gesetz verpflichtend vorgeschrieben ist die Bildung einer Rücklage für künftige Reparaturen.
- Zusätzlich fallen monatlich Betriebskosten an, die von der Eigentümergemeinschaft getragen werden müssen, zB.:
- Stadt- oder Gemeindegebühren bzw. Abgaben
- Wasser bzw. Abwasser
- Kanal- und Müllgebühren
- Rauchfangkehrer
- Strom
- Versicherung
- Betriebskosten für Gemeinschaftsanlagen wie den Lift
- Hausreinigung
Diese Aufwendungen der Liegenschaft werden grundsätzlich von den Miteigentümern nach dem Anteil ihrer jeweiligen Wohnung (dh. dem Verhältnis ihrer Miteigentumsanteile) aufgeteilt. Einen abweichenden Aufteilungsschlüssel (etwa nach Nutzfläche) können nur alle Wohnungseigentümer gemeinsam beschließen.
Die hier verfügbaren Ressourcen gehen von einer Aufteilung nach Anteilen aus.
Maßnahmen der ordentlichen Verwaltung sind insbesondere:
- die ordnungsgemäße Erhaltung der allgemeinen Teile der Liegenschaft und die Behebung ernster Schäden des Hauses,
- die Bildung einer angemessenen Rücklage,
- die angemessene Versicherung der Liegenschaft,
- die Bestellung eines Verwalters und Auflösung eines Verwaltungsvertrages,
- die Erlassung einer Hausordnung oder
- die Erstellung eines Energieausweises.
Die Aufzählung dieser Angelegenheiten findet sich in § 28 Abs 1 WEG und ist nicht abschließend.
In Angelegenheiten der ordentlichen Verwaltung entscheidet grundsätzlich die Mehrheit der Wohnungseigentümer.
Maßnahmen, die über die ordentliche Verwaltung hinausgehen, sind Angelegenheiten der außerordentlichen Verwaltung und werden ebenso von der Mehrheit der Wohnungseigentümer beschlossen (§ 29 Abs 1 WEG). Ein Verwalter darf diese Maßnahmen aber grundsätzlich nicht ohne Beschluss der Wohnungseigentümer durchführen.
Es handelt sich etwa um nützliche Verbesserungen und sonstiger über die Erhaltung hinausgehender baulicher Veränderungen oder Verbesserungen im Sinne der Neuschaffung von Anlagen und Einrichtungen (Einbau eines Aufzugs, Neuschaffung von PKW-Parkplätzen, etc.) und dürfen nur aufgrund von einem Beschluss der Eigentümergemeinschaft durchgeführt werden.
Jene Maßnahmen die keine Veränderung iSd § 29 Abs 1 WEG darstellen, sind sonstige Maßnahmen der außerordentlichen Verwaltung und grundsätzlich einstimmig zu beschließen.
4. Beschlussfassung
Beschlüsse können in einer Eigentümerversammlung gefasst werden, die üblicherweise alle zwei Jahre stattfindet. Wenn es geboten ist, können Eigentümerversammlungen aber auch häufiger stattfinden.
Daneben können auch noch schriftliche Beschlussfassungen (Umlaufbeschlüsse), auch in Form von Unterschriftenlisten, erfolgen, ohne dass vorher eine gesonderte Beschlussfassung oder Verständigung über diese Vorgehensweise erfolgen muss.
Eine Eigentümerversammlung dient der Willensbildung der Eigentümer. Um eine Eigentümerversammlung zu organisieren, sind die anderen Miteigentümern unter Bekanntgabe von Ort und Uhrzeit der Versammlung sowie der Tagesordnung zu verständigen. Die Verständigung erfolgt in der Regel (i) durch Aushang im Haus und (ii) per Brief oder per Email (sofern die Miteigentümer dieser Versandart zugestimmt haben).
Soll eine Umlaufbeschluss gefasst werden, wird dieser den Miteigentümer mit entsprechenden Erklärungen der zu beschließenden Maßnahme(n) zugestellt. Die Eigentümer stimmen mit ihrer Unterschrift ab und retournieren den Umlaufbeschluss an den Organisator. Es ist nicht notwendig, dass alle Miteigentümer auf demselben Dokument unterzeichnen.
Befindet sich eine Liegenschaft in der Selbstverwaltung, wird die Einberufung von Eigentümerversammlung bzw. die Beschlussfassung im Umlaufweg grundsätzlich durch jene Person/Personen organisiert, die die Selbstverwaltung übernommen hat/haben.
Für die Mehrheit der Stimmen der Wohnungseigentümer ist entweder
(i) die Mehrheit aller Miteigentumsanteile oder
(ii) die Mehrheit von zwei Dritteln der abgegebenen Stimmen erforderlich, wenn diese Zweidrittelmehrheit zumindest einem Drittel aller Anteile entspricht.
Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft sind jedem Wohnungseigentümer sowohl durch Anschlag an einer für alle Wohnungseigentümer deutlich einsehbaren Stelle im Haus als auch durch Übersendung schriftlich zur Kenntnis zu bringen (per Post oder per Mail, wenn der Wohnungseigentümer der Übersendung auf diesem Weg zugestimmt hat).
Bevor die beschlossenen Maßnahmen tatsächlich beauftragt werden, sollten sicherheitshalber die Anfechtungsfristen abgewartet werden (siehe nächste Frage).
Im Bereich der ordentlichen Verwaltung kann ein Wohnungseigentümer innerhalb eines Monats ab Anschlag eines Beschlusses mit einem gegen die übrigen Wohnungseigentümer zu richtenden Antrag beim Gericht verlangen, dass aufgrund von formellen Mängeln, Gesetzwidrigkeit oder Fehlens der erforderlichen Mehrheit die Rechtsunwirksamkeit des Beschlusses festgestellt wird.
Auch im Bereich der außerordentlichen Verwaltung kann ein Wohnungseigentümer innerhalb eines Monats ab Anschlag eines Beschlusses mit einem gegen die übrigen Wohnungseigentümer zu richtenden Antrag beim Gericht verlangen, dass aufgrund von formellen Mängeln, Gesetzwidrigkeit oder Fehlens der erforderlichen Mehrheit die Rechtsunwirksamkeit des Beschlusses festgestellt wird.
Wird ein Beschluss vor Ablauf der Rechtsmittelfristen umgesetzt und im Nachhinein erfolgreich angefochten, können sich daraus Haftungen ergeben. Deshalb wird empfohlen, vor der Umsetzung den Ablauf der Rechtsmittelfristen abzuwarten.
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