Verwaltung kleiner WEG in Österreich: Optionen und Tipps
Die Verwaltung einer kleinen Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) in Österreich stellt viele Eigentümer vor Herausforderungen. Besonders für kleine WEG mit wenigen Einheiten ist es oft schwierig, überhaupt eine Hausverwaltung zu finden. Außerdem ist die Wahl zwischen einer professionellen Hausverwaltung und der Selbstverwaltung oft eine Kosten-Nutzen-Abwägung. In diesem Artikel beleuchten wir die verschiedenen Verwaltungsoptionen und geben praktische Tipps für eine effiziente Organisation.
1. Ist eine Verwaltung für kleine WEG in Österreich verpflichtend?
Laut Wohnungseigentumsgesetz (WEG 2002) muss eine Liegenschaft mit mehreren WEG-Einheiten eine ordentliche Verwaltung haben. Allerdings bedeutet das nicht zwingend, dass eine externe Hausverwaltung bestellt werden muss. Eigentümer können die Verwaltung auch selbst übernehmen, wenn sie sich darauf einigen.
Besonders kleine WEGs mit 3 bis 10 Einheiten haben oft Schwierigkeiten, eine gewerbliche Hausverwaltung zu finden, da diese aufgrund des geringen Verwaltungsvolumens nicht lukrativ genug ist. Das gilt umso mehr, wenn sie nicht zentral in Ballungszentren gelegen sind. Für diese Eigentümergemeinschaftten ist die Selbstverwaltung eine sinnvolle Alternative.
2. Optionen für die Verwaltung einer kleinen WEG
a) Bestellung einer gewerblichen Hausverwaltung
Die erste Option besteht in der Bestellung einer professionellen Hausverwaltung, die Aufgaben wie Buchhaltung, Instandhaltung und Kommunikation mit Dienstleistern übernimmt. Allerdings ist diese Option in Österreich auch mit Nachteilen verbunden, speziell für kleine WEG:
- Kosten: Hausverwaltungen verlangen oft eine Mindestgebühr, die bei kleinen WEGs pro Einheit verhältnismäßig hoch ausfällt.
- Verfügbarkeit: Kleine WEGs werden von vielen Hausverwaltungen aufgrund des geringen Umsatzes nicht priorisiert. Das gilt vor allem, wenn sich die WEG außerhalb von Ballungszentren befindet.
Falls eine professionelle Hausverwaltung gewünscht ist, können Eigentümer über Online-Verzeichnisse wie die WKO (Wirtschaftskammer Österreich) oder Empfehlungen aus dem persönlichen Netzwerk geeignete Anbieter finden. Dazu gibt es in diesem Beitrag nähere Informationen.
b) Selbstverwaltung durch die Eigentümergemeinschaft
Die Selbstverwaltung ist für kleine WEGs oft die beste Option, da sie Kosten spart und den Eigentümern direkte Entscheidungsfreiheit gibt. Hierbei übernehmen eine oder mehrere Personen aus der WEG die Verwaltungsaufgaben, darunter:
- Erfassung von Einnahmen und Ausgaben, Beauftragung und Bezahlung von Dienstleistern
- Vorschreibung von Akonti und Abrechnung der Einnahmen und Ausgaben
- Organisation von Instandhaltungen und Wartungen
- Versicherungsmanagement
- Kommunikation mit Eigentümern
Damit die Selbstverwaltung funktioniert, sollte eine klare Aufgabenteilung und Vollmachtserteilung per Mehrheitsbeschluss erfolgen. Viele weitere Informationen rund um die Einrichtung der Selbstverwaltung und die Umsetzung der laufenden Agenden finden Sie in unserem kostenlosen Selbstverwaltungs-Leitfaden.
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c) Mischform: Unterstützung für einzelne Aufgaben
Falls sich die Eigentümer nicht vollständig selbst um die Verwaltung kümmern möchten, können sie gezielt Unterstützung einholen und/oder externe Dienstleister für einzelne Bereiche beauftragen. Das hat den Vorteil, dass wichtige und komplexe Themenbereiche nicht alleine übernommen werden müssen, die Kosten aber insgesamt trotzdem weit unter jenen einer externen Hausverwaltung liegen.
Die Inanspruchnahme von Unterstützungsleistungen bietet sich z.B. in folgenden Bereich an:
- Für die Einrichtung der Selbstverwaltung und die laufenden Agenden (wie Buchhaltung) kann auf Vorlagen und Muster von externen Dienstleistern zurückgegriffen werden. Erfahren Sie hier mehr dazu.
- Auslagerung von Versicherungsangelegenheiten an einen Versicherungsmakler
- Technische Beratung durch Facility-Management-Firmen
- Auslagerung von Rechtsberatung und steuerlichen Themen an Rechts- und Steuerberater
Diese Kombination aus Selbstverwaltung und externer Unterstützung ermöglicht eine flexible und kosteneffiziente Verwaltung, bei der die Eigentümer zu jeder Zeit selbst die volle Kontrolle behalten.
3. Vorteile der Selbstverwaltung für kleine WEG
Wenn die Wohnungseigentümer einer kleinen WEG die Verwaltung selbst übernehmen, bietet das verschiedne Vorteile:
- Kostenersparnis: Eine WEG mit fünf Einheiten kann durch die Selbstverwaltung jährlich leicht bis zu 1.500-2.000 Euro an Verwaltungsgebühren einsparen. Zudem haben selbstverwaltende WEG oft die Möglichkeit, günstigere Preise bei Handwerkern und Dienstleistern auszuhandeln, da sie im Vergleich zu externen Hausverwaltungen mehr Angebote einholen oder kostengünstigere Anbieter wählen können, anstatt auf die gewohnten Partner der Hausverwaltung zurückzugreifen.
- Entscheidungsfreiheit und schnelle Handlungsfähigkeit: Bei einer Selbstverwaltung können Beschlüsse zügiger gefasst und Vorhaben rascher umgesetzt werden. Durch die kürzeren Entscheidungswege und die direkte Kommunikation können notwendige Maßnahmen ohne Verzögerung ergriffen werden.
- Mehr Transparenz: Selbstverwaltende WEG gewährleisten volle Transparenz in Bezug auf Ausgaben, Einnahmen und organisatorische Prozesse. Im Gegensatz zu externen Hausverwaltungen, bei denen Informationen oft schwer zugänglich sind, ermöglicht die Eigenverwaltung eine vollständige Einsichtnahme und Kontrolle, sodass Eigentümer stets den vollen Überblick behalten.
Unterstützung für selbstverwaltete kleine WEG
Damit die Selbstverwaltung erfolgreich ist, ist es notwendig, dass die zuständigen Eigentümer sich mit den Themen Buchhaltung, Vertragswesen und Instandhaltungsorganisation auseinandersetzen. Bei kleineren WEGs sind diese Themenbereiche nicht komplex und können auch von Laien übernommen werden, wenn sie über das richtige Werkzeug verfügen.
Auf unserer Selbstverwaltungsplattform stellen wir Ihnen zahlreiche Unterlagen zur Verfügung, mit denen Sie die Selbstverwaltung in ihrer WEG selbst einrichten können. Dort stellen wir verschiedene Ressourcen, Muster, Kontakte und Know-How zur Verfügung – und das zu einem Preis, der wesentlich unter den Kosten einer externen Hausverwaltung liegt.
5. Fazit: Welche Verwaltungsform ist für kleine WEGs ideal?
Für die Verwaltung kleiner WEG in Österreich gibt es keine pauschale Lösung – die beste Verwaltungsform hängt von den Bedürfnissen der Eigentümer ab:
- Wer Komfort bevorzugt und bereit ist, höhere Kosten zu tragen, kann eine gewerbliche Hausverwaltung beauftragen.
- Wer Kosten sparen und Entscheidungen selbst in die Hand nehmen möchte, oder wer keine externe Hausverwaltung findet, kann die Selbstverwaltung wählen.
- Eine Mischform mit der Auslagerung einzelner Aufgaben an externe Dienstleister bietet eine gute Balance zwischen Aufwand und Kosten.
Gerade für kleine WEGs kann die Selbstverwaltung mit den richtigen digitalen Hilfsmitteln eine effiziente und kostengünstige Alternative sein. Mit den passenden Werkzeugen und klaren Strukturen lässt sich die Verwaltung einer kleinen WEG in Österreich erfolgreich meistern.
